Microsoft Office 365 – nowy wymiar pracy zdalnej

Aplikacje Microsoft Office są Ci zapewne znane, bo masz je na komputerze w pracy i w domu.

Aplikacje Word, Excel, czy PowerPoint w Office są dostępne teraz w wersji online (w tym dostęp do desktopowych aplikacji pakietu Office). W wersji tylko stacjonarnej „tzw. pudełkowej” tej możliwości nie masz, a praca wielu osób na tym samym dokumencie jednocześnie jest po prostu niemożliwa. Kolejne istotne aplikacje w pakiecie to OneDrive, Outlook, Teams – dawniej Skype. Wymienione wyżej aplikacje to podstawowe narzędzia online umożliwiające pracę zdalną i stały kontakt ze współpracownikami.

Krótko o każdej aplikacji umożliwiającej Ci pracę zdalną

Teams jest aplikacją do pracy grupowej. Pozwala na wymianę indywidualnych wiadomości, połączenia telefoniczne i wideokonferencje z możliwością udostępniania pulpitu. Jest ona repozytorium plików i może być rozbudowywana o szereg wbudowanych w Office365 aplikacji. Takich jak chociażby Planner, umożliwiający zarządzanie zadaniami czy aplikacje Stream i Video do udostępniania nagranych rozmów, czy wideo-spotkań osobom trzecim.

Najważniejsze funkcje:

Współpraca ze współpracownikami i ekspertami wewnętrznymi w czasie rzeczywistym.
Szybkie udostępnianie ważnych informacji całemu zespołowi w celu umożliwienia wszystkim pełnego uczestnictwa w projekcie.
Łatwe uzyskiwanie dostępu do zawartości i narzędzi w bezpiecznym, scentralizowanym repozytorium.

OneDrive (pojemności 1 TB). Dzięki niemu mamy pliki zawsze pod ręką, niezależnie od urządzenia, z którego korzystamy, a dostęp do nich jest zawsze bezpieczny. Pliki, które są na OneDrive, możemy szybko udostępnić innym osobom z organizacji, jak i spoza niej. Opcje udostępniania są dwie, do wglądu lub edycji. Usprawnia to pracę nad przygotowywaną dokumentacją. Masz pełną kontrolę nad tym, komu i na jak długo udostępniasz plik.

Najważniejsze funkcje:

Edytowanie i przeglądanie wyników pracy w trybie offline, synchronizacja dokumentów na swoich urządzeniach.
Bezpieczne udostępnianie informacji współpracownikom i przełożonym, np. będąc w podróży.
Użytkownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu.

Outlook zapewnia organizację wiadomości e-mail, kalendarzy, kontaktów, zadań i list zadań do wykonania w jednym miejscu. Punktem startowym tej organizacji jest konto e-mail. Przy jego użyciu możesz rozpocząć pracę z wiadomościami e-mail, zmieniać je w zadania i terminy oraz przechowywać informacje o osobach, z którymi się komunikujesz, w kontaktach, dzięki czemu nie musisz pamiętać ich adresów e-mail ani numerów telefonów.

Najważniejsze funkcje:

Otrzymywanie powiadomień dotyczące ważnych kontaktów.
Proste planowanie i zapraszanie na spotkania.
Szybkie znajdowanie potrzebnych informacji i określanie priorytetów.
Tworzenie reguły na potrzeby automatycznego sortowania, oznaczania flagami i zadań.

Word, Excel, PowerPoint to tradycyjne programy dostępne w wersji online. Umożliwiają nam na kontynuowanie pracy zapisanej np. firmie i późniejszym kontynuowaniu jej w domu. Jednocześnie możemy prowadzić bieżącą współpracę nad dokumentami z innymi współpracownikami.

Najważniejsze funkcje:

Edytowanie jednego dokumentu razem z innymi osobami.
Przechowanie i udostępnianie wersji roboczych, korzystając z centralnej lokalizacji.
Sprawniejsze gromadzenie i udostępnianie danych.
Szybsze decydowanie dzięki łatwym w zrozumieniu tabelom i wykresom danych.
Prezentowanie złożonych danych w formacie wizualnym, które są łatwe do zrozumienia.
Szablony programu PowerPoint zapewniają wizualną atrakcyjność i spójność.
Profesjonalny i efektowny sposób prezentowania danych np. dotyczących sprzedaży czy działań marketingowych.

Dobra informacja dla firm, szkół i osób prywatnych!

Microsoft w związku z sytuacją trwającej pandemii postanowił pomóc ludziom w uniknięciu ryzyka zachorowania na COVID-19. Microsoft Teams do 2021 roku będzie udostępniony za darmo. Największą różnicą między bezpłatnym Microsoft Teams a wersją płatną w pakiecie Office 365 jest to, że bezpłatna licencja Microsoft Teams nie oferuje dostępu do desktopowych aplikacji pakietu Office. Rejestracja tutaj https://products.office.com/pl-pl/microsoft-teams/group-chat-software

Podsumowanie

Pakiet usług Microsoft Office 365 pozwala w prosty sposób przenieść pracę stacjonarną w firmie poza jej mury. Jedyną przeszkodą może być dostęp do Internetu. Bez niego nie uda się uruchomić przeglądarki i dostać do swojego osobistego konta. Oczywiście mając na swoim komputerze zainstalowaną wersję desktopową, nadal będziemy mogli pracować na swoich dokumentach offline. Bieżąca wspólna praca z innymi użytkownikami w takim przypadku będzie niemożliwa.

Dlatego dostęp do sieci staje się jedynym minusem Office 365 przy wykonywaniu pracy zdalnej. Jednak jak wskazują badania dotyczące dostępu do Internetu w Polsce to 28,6 mln osób, jest do niego podłączonych (badania Gemius/PBI za marzec 2020).

Największą zaletą korzystania z pakietu usług Office 365 jest to, że większość z programów/aplikacji znamy. Możemy też synchronizować dokumenty pomiędzy komputerami, smartfonami i tabletami. Dodatkowe aplikacje takie jak Teams są bardzo intuicyjne i korzystanie z ich możliwości nie jest trudne. Wymaga to kilkugodzinnego „przeklikania” tego z innymi współpracownikami.

Więcej na temat pakietów Office 365 uzyskasz kontaktując się ze specjalistą tutaj https://uslugiinformatycze.zetorzeszow.pl/praca-zdalna/